Практические рекомендации ведения документооборота и архивирования в организации

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты генерируют множество различных документов, причем, чем масштабнее деятельность, тем больший поток документов производит организация. Общие принципы документооборота всем понятны, однако вся технология известна лишь профессионалам своего дела. От того, как будет организован документооборот зависит законность, безопасность, быстрота поиска и сохранность документации, что в конечном итоге является составляющими успеха любой организации. Начинающему организатору нелегко приходится налаживать оптимальную обработку документации, поэтому мы постараемся кратко изложить основные практические рекомендации и алгоритмы действий.

Прошивка (шнуровка)

Документы длительного и постоянного хранения должны систематически подшиваться в определенные папки. Для подшивки документов в больших объемах лучше использовать специальные приспособления. Применение пластиковых (прозрачных) файлов необходимо только для документов, которые нельзя дырявить, например сертификаты, лицензии трудовые книжки и прочие значимые бумаги.

На приведенных рисунках показаны три основные способа работы с автоматическим переупплетным станком.

Проделывать отверстия необходимо сразу во всей пачке, несмотря на то что некоторые документы могут уже иметь отверстия от обычного дырокола – для того чтобы пачка была ровной. Если необходимо проделывать отверстия частями – то на подвижно струбцине нужно сделать отметки (маркером), по которым можно равнять все пачки, таким образом, все  документы будут иметь отверстия в нужном месте. Прошитые таким образом документы будут иметь аккуратный вид и занимать минимум места в архиве.

Наряду с определением положения отверстий следует надлежащим образом ориентировать документ при подшивке - таким образом, чтобы после подшивки все поля документа оставались читаемыми.
Перед прошивкой документов необходимо удалить все металлические скрепки и скобы степлера.
Если документ меньше формата А4, то его нужно приклеить на стандартный лист, а затем подшить в дело.

Сортировка документов

Документы после создания и оформления должны помещаться в определенную папку-скоросшиватель. В скоросшивателях целесообразно применять разделители, которые разделят документы по видам либо периодам. Если документооборот организации большой, то лучше применять отдельные скоросшиватели по видам документов, например, для платежек, выписок из банка, счетов и т.д.

Кроме того каждый документ нужно помещать в скоросшиватель в хронологическом порядке - по дате создания вверху будут располагаться поздние документы, внизу - ранние. Если документ имеет дату ранее верхнего, то его следует поместить в середину скоросшивателя перед документом с более ранней датой, если бумаг с одной датой несколько, то их нужно отсортировать по номеру.

Архивная обработка документов (архивные работы)

Скоросшиватель используются как временный накопители документов, пока не закрыт налоговый период. Сшивка документов должна осуществляться по календарным периодам - от года до месяца. Архивная обработка состоит из этапов: подготовка оглавления, печать титульного листа для обложки, нумерация листов, сшивка документов, опечатывание печатью. Это основной принцип организации бухгалтерского архива.

Нет необходимости перекладывать документы в прямой хронологии, поскольку для поиска нужного листа имеет значение только то, чтобы документы были отсортированы по дате, а направление не имеет значения. Титульный лист обычно содержит наименование организации (возможно с обозначением его ведомственной принадлежности), вид  документов, а также период, за который они собраны.
Для прошивки документов лучше  использовать специальные устройства, например УПД-2В, возможны и другие варианты. Применение специальных папок с завязками или иных архивных скоросшивателей и не дает дополнительных преимуществ. Пачку бумаги сверху и снизу целесообразно проложить картоном формата А4 и толщиной 1,2-1,7 мм. Таким образом, архивные дела поместятся по размеру в обычную коробку для бумаги.

Для нумерации первичных документов можно использовать нумератор. Для прошивки шпагатом потребуется специальная цыганская игла.
За год все документы образуют набор дел, которые следует хранить у себя в отдельных коробках, а документы постоянного хранения сдать в местных архив, впрочем, при ликвидации организации сделать это все равно придется.

Опечатывание документов

Опечатывание является способом защиты документов от подмены листов. Официально принятым, считается способ при котором кипа документов сшивается ниткой (или лентой) свободные концы нити завязываются на тыльной стороне дела и оклеивается листом бумаги на котором проставляется печать и подпись ответсвенного лица. Такой способ имеет самое широкое применение и чаще всего встречается в нотариальном заверении. Вместе с тем существуют альтернативные способы, не столь классические как в нотариате, но претендующие на большую надежность и удобство. Согласитесь, что изготовить копию печати в современном мире не составляет практически никакого труда. Поэтому, если ваша организация объективно заинтересована в обеспечении сохранности важной докумтации, стоит обратить внимание на опечатывание документов пломбой наклейкой, которая имеет индивидуальный номер и свойство необратимого разрушения при попытке ее вскрытия. Таким образом появляется возможность совместить классическую прошивку документов и опечатывание свободных концов веревки современной пломбой.