Оборудование и расходные материалы для архивного переплета документов (твердого переплета).
В зависимости от толщины документов для твердого переплета применяют ручные прошивочные устройства до 150 листов, либо устройства с электрическим приводом (электродыроколы) свыше 150 листов.
Вне зависимости от назначения документов и целей архивации этот процесс состоит из проделывания отверстий в бумаге (перфорации) и скрепления листов с помощью нити или металло-пластиковых сшивателей (скоб), с последующим оформлением корешка дела (коленкором, бумвинилом или ледерином) и опечатывание сшива документов наклейкой с указанием количества листов и заверение подписью либо печатью. Собственно из этого и состоит процесс архивного переплета документов.
Перфорация бумаги (проделывание отверстий).
Процесс проделывания отверстий в бумаге в архивном деле обозначается термином «перфорация». Отверстия, которые образуются при перфорации, могут отличаться способами производства, но их суть от этого не меняется. В зависимости от способа и техники перфорации бумаги отверстия могут отличаться диаметром и ровностью краев.
Самый простой метод получения отверстий в бумаге - пробитие с помощью ручного дырокола или иначе вырубка. Преимущество данного способа заключается в его простоте, доступности, отсутствие бумажной пыли и опилок. К недостатку данного способа можно отнести небольшое количество листов, которые можно перфорировать за один раз, как правило, количество листов не превышает 10 штук.
Следующий способ можно назвать – «прокол шилом». К преимуществам данного метода можно отнести все те же что и у ручных дыроколов, но количество пробиваемых листов может достигать до 150 штук, при этом за счет использования эффекта рычага многие устройства позволяют одновременно с перфорацией продевать в отверстие нить. К недостатку данного способа можно отнести неровные выходные отверстия в бумаге.
Другим способом является сверление отверстий с помощью спиральных сверл (по дереву либо по металлу) в пачке бумаги. Непременным условием применения данного способа является то, что бумага должна быть ровно уложена и зажата в струбцину. Главным преимуществом данного способа проделывания отверстий в бумаге является большое количество листов, которые можно просверлить за один раз, фактически это количество ограничивается лишь длиной сверла и размером струбцины. Практика показывает, что плотно зажатый струбциной бумажный материал имеет высокую плотность (больше чем у древесины) и вместе с тем некую вязкость и одинаково успешно может быть посверлен как сверлами по металлу, так и сверлами по дереву. Основное значение имеет острота сверла и техника сверления отверстий. Так, например, при сверлении бумаги образующиеся опилки не могут свободно выбрасываться винтовым сверлом (из-за вязкости опилок), в связи, с чем необходимо освобождать сверло от опилок путем вынимания сверла из отверстия после прохождения каждых 1-2 см. бумажного материала, в противном случае неизбежен перегрев сверла и «раздутие» пачки бумаги за счет проникновения опилок между листами. На рынке существуют различные модели машинок для переплета документов, позволяющих не только сверлить, но и одновременно продевать нить в образовавшиеся отверстия, сверление в этом случае осуществляется при помощи специального крючка с режущими краями.
Наиболее эффективный способ сверления бумаги (широко применяемый в полиграфии) - это сверление с использование трубчатых (пустотелых) сверел диаметром от 2 до 20 мм. При том, что количество одновременно перфорируемых листов бумаги может достигать 900 листов, в процессе сверления достигаются превосходные результаты как по скорости и легкости проделывания отверстий в бумаге, так и по качеству отверстий (получаются абсолютно ровные края) и полному отсутствию пыли и стружки. Сверление пустотелыми (трубчатыми) сверлами осуществляется специальным оборудованием в котором сверлильный патрон закреплен на валу со сквозным отверстием, через которое опилки (в виде бумажного конфети) попадает в накопитель. К недостатку данного метода перфорации бумаги можно назвать лишь высокую стоимость трубчатых (пустотелых) сверл и оборудования.
Материалы для архивного переплета документов
Основными материалами для архивного переплета документов являются переплетные крышки из плотного картона, нитки, скобы и переплётные материалы для изготовления корешка дела.
На сегодняшний день основным материалом для изготовления переплетных крышек является плотный картон, большинство архивистов предпочитают использовать коричневый картон толщиной 1,5мм.-2 мм. (пр-во Балахна) из-за невысокой стоимости последнего. С давних времен архивным стандартом считался размер картона 230 х 320 мм., однако из-за большого превышения этого размера над стандартным А4 (в результате чего со временем картон мог подгибаться под тяжести дела), в настоящее время все чаще используется стандарт картона А4+ размером 220 х 305 мм.
Сшивание архивных дел чаще всего осуществляют с помощью ниток марки ЛШ-210 и 200ЛЛ. Нитки ЛШ210 (лавсан штапельный) в основном применяются в качестве мешкозашивочных, выдерживают высокую разрывную нагрузку и не разрушаются под действием света и влаги. Армированные лавсановые нитки марки ЛЛ-200 в обычной жизни используются для пошива обуви и кожаной мебели и имеют повышенные показатели разрывной нагрузки (превосходят 210ЛШ в 1,5 раза). Данные нитки выпускаются в различном цвете, но чаще всего используют белые и черные (последние в основном для прошивки дел в следственных органах).
Для архивного хранения бухгалтерских документов, в качестве первоначального накопителя чаще всего используют папки тапа «Корона», однако практика показала, что долгосрочное хранение документов в таких папках нецелесообразна по причине того, что эти папки имеют высокую стоимость, занимают много места и плохо устанавливаются друг на друга (не штабелируются). Для освобождения данных папок и создания бухгалтерского долгосрочного архива удобно применять металло-пластиковые сшиватели документов (офис-сшивки). При невысокой цене, они удобны в использовании и позволяют быстро освободить регистраторы «Корона» (что само по себе позволяет экономить на покупке новых регистраторов), скрепленные таким образом дела можно хранить в архивных коробах или в коробках от пачек обычной бумаги А4.
Опечатывание архивных документов.
Помимо долгосрочного хранения документов, одной из основных целей архивного переплета является защита документов от подмены и изъятия листов. Для этого на концы нитей, которыми переплетено дело наклеивают лист (наклейку), на котором указано количество страниц в деле, на данный лист ставится печать организации таким образом, чтобы печать выходила за край наклейки и ставится подпись ответственного сотрудника – на манер выписки из ЕГРЮЛ. Прогресс не стоит на месте, и в наше время уже нет необходимости использовать клей и ножницы, можно использовать самоклеящиеся готовые листы, которые невозможно отклеить, не повредив их. Кроме того для повышения надежности опечатывания документов можно использовать номерные одноразовые пломбы – наклейки (на которых при переклеивании проявляется надпись вскрыто или void), а реестр номеров опечатанных дел вести в специальном журнале регистрации архива. Для опечатывания наиболее ценных документов через отдельное отверстие можно пропустить пластиковую номерную пломбы «с хвостиком». Для придания архивным документам вида «винтажности» дело можно опечатать сургучной печатью или на концы при помощи пломбиратора нити установить свинцовую пломбу.
Материалы для сшивания документов:
|
Картон для переплета А4 |
|
(звездочки для нотариусов) |
 Коленкор переплетный |
 Стикер Прошито-пронумеровано |
документов |
