Как сшивать документы.
Сшивание листов бумаги нитью является самым старым из всех известных способов переплета документов. В случае, если документы необходимо защитить от изъятия или подмены листов – они должны быть подшиты нитками, пронумерованы и опечатаны. Это могут быть документы, сдаваемые в архив, бухгалтерские и кадровые документы, книги учета доходов и расходов (кудир), нотариально заверяемые копии или их переводы, важные договоры и др.
Какие виды прошивок документации бывают.
Первый и самый простой способ взять иглу и нитку по прошить листы в два прокола, затем связать концы нити на обороте и наклеить на узел отрезок бумаги, далее сделать заверительную надпись сколько листов содержит документ, и кто заверил документ, таким образом, чтобы надпись и печать выходили за края наклейки. Важно не забыть, что все листы в прошиваемых документах должны быть пронумерованы начиная с первого листа. С одной стороны, данный способ кажется универсальным, однако он имеет ряд ограничений, так, например, толщина документов которые можно легко проколоть иглой за один раз ограничена 3-5 листами. Кроме того, прошитые таки образом документы выглядят неказисто, выходя из бюро перевода с прошитым таким образом документом, невольно задаешься вопросом о соответствии цены и качества полученных услуг, ведь многие бюро переводов даже не удосуживаются наклеить конгривку (звездочку для опечатывания документов), а ограничиваются только наклейкой из прямоугольного отрезка бумаги. К слову отверстия в таких документах можно проделать обычном дыроколом, например, одно отверстие в углу или два отверстия вдоль корешка и затем пропустить сквозь них нитку или атласную лету.
Как прошивают журналы учета.
Журналы по кадровому делопроизводству и учету трудовых книжек, технике безопасности, учету противопожарных средств, журналы приказов и регистрации, так же должны быть защищены от подмены и изъятия листов с помощью прошивки и нумерации листов. Каким способом прошиваются журналы? Обычно в журнале прошивают только внутренний блок листов, не затрагивая обложки, делают два отверстия, затем пропускают сквозь них нить и опечатывают узел наклейкой на последней странице журнала. При этом способе отверстия можно сделать просверлив бумажный блок дрелью или шуруповертом вручную, так же листы можно проколоть шилом поочередно. Кроме того, журналы учета трудовых книжек должны быть опечатаны сургучной печатью или пломбой. Другой способ прошивки журнала – это прошивка всего журнала вместе с обложкой, при этом способе можно использовать специальные станки для сверления документов или брошюровочно-переплетные станки. В этом случае узел так же можно завести на последнюю страницу журнала и опечатать. Все листы журнала должны быть пронумерованы – так как их обычно довольно много, то нумеровать листы удобнее всего автонумератором.
Как прошивают толстые документы.
Документы, сдаваемые на постоянное хранение в архив должны быть прошиты в твердую обложку с корешком из коленкора, т.е. пачку документов нужно проложить картоном с обеих сторон сшить и наклеить коленкоровый корешок, при этом получившаяся папка не должна превышать 4 см. в толщину. Стандартный размер такой архивной книги 230 х 320 мм. Для того чтобы упростить прошивку документов, сдаваемых в архив можно использовать готовые архивные папки и брошюровочно-переплетные станки. Другим примером прошивки больших объемов документов является подшивка кассовых документов в банках. В этом случае толщина прошиваемого блока документов может превышать 10 см. Практика показывает, что в процессе архивной обработки дел самым трудоемким процессом является сверление бумажного блока. В этом случает обойтись без высокопроизводительной бумагосверлильной машины практически невозможно.
Как сшить документы нитками? Прежде всего необходимо выровнять стопу бумаги, в случае если в пачке бумаги есть большое количество маленьких листов (чеков, бланков и т.п.) нужно проложить пачку бумаги таким образом, чтобы она могла быть равномерно зажата струбциной. Для выравнивания большого количества стоп бумаги по 500-1000 листов целесообразно использовать электрический сталкиватель бумаги. Далее необходимо прочно зажать документы в специальную струбцину для бумаги. Затем просверлить весь бумажный блок на нужное количество отверстий (обычно от 2 до 5). Сверление пачки бумаги можно производить как обычной электродрелью, так и используя специализированное оборудование для прошивки бумаг, при этом некоторые виды оборудования, например, Yunger m168 и Yunger m268 позволяют автоматически продевать нитки сквозь проделываемые отверстия. Если вы сверлите обычной дрелью или бумагосверлильной машиной, то не спешите вынимать документы из струбцины, иначе отверстия собьются и сквозь них будет невозможно протянуть нить. Итак, пока документы находятся в струбцине расположите ее удобно и с помощью цыганской иглы прошейте документ и свяжите концы нити узлом и опечатайте наклейкой.
Еще несколько слов о сверлении бумаги – бумага с точки зрения обработки является плотным и вязким материалом, сверление толстой пачки бумаги необходимо производить поступательно, т.е. просверлив 1-2 см пачки необходимо вынуть сверло для его очистки от бумажной стружки, исключение составляет тот случай, когда сверление бумаги осуществляется специальным полым сверлом, применяемым в полиграфии (трубкой с острой кромкой), в этом случае в процессе работы не образуется вредной стружки и бумажной пыли, а так же нет запаха гари.
Прошивка судебных и уголовных дел.
Прошивка дел в судах и следственных органах, в целом ничем не отличается от прошивки иных документов, но имеет несколько нюансов. Так, например, в некоторых структурах считается, что дела не должны шиться белыми нитками. В судебной системе есть инструкции, которые указывают, на то что документы должны быть прошиты на 5 отверстий. Кроме того, в судах дела сшивают в обложи (скоросшиватели) из тонкого мелованного картона таким образом, чтобы обложка перегибалась пополам и подкладывалась только с одной стороны дела. В судебные дела часто приходится подшивать новые документы. Высказывание «попасть в переплет» - буквально означает попасть в переплет судебного дела. В целом для подшивки судебных дел толщиной до 150 листов рекомендуется использовать переплетчик Лотос-2 и нитки ЛЛ-200, если дела свыше 200 листов – то электрические машинки для прошивки Юнгер М168 или Юнгер М268, либо устройства серии УПД-1, УПД-2В или УПД-Д.
Важные юридически значимые документы.
Важные и юридически значимые многостраничные документы часто прошивают чтобы придать им значимость и солидность. Это могут быть договора купли/продажи недвижимости, крупные контракты и иностранными партнерами, иные важные и значимые документы. Для прошивки таких документов часто прибегают к скреплению с помощью специальных металлических колечек (люверсов) которые обрамляют края отверстия, затем сквозь это колечко пропускают петлю из тонкой атласной ленточки и опечатывают фигурной звездочкой наклейкой. Если документ требует двусторонней подписи, то на наклейке нужно проставить оттиски печатей и подписи обеих сторон. Для заверения таких документов на фигурную наклейку можно проставить оттиск выжимной (сухой) печати. Сшивание договоров видео (образец прошивания договоров).
Как подшить документы в папку с гребнями.
Подшивка документов в папки с гребнями довольно трудоемкое занятие. Основная трудность заключается в том, что необходимо совместить имеющиеся отверстия в гребнях с отверстиями, которые необходимо проделать в документах. Если папки изготовлены по грамотному техническому заданию – то отверстий в гребнях должно быть 4 и находиться они должны на расстоянии 80 мм. от друг друга, что будет соответствовать отверстиям, проделываемым с помощью дырокола на 4 дырки. В том случае ваша задача упрощается так как с помощью того же дырокола на 4 отверстия можно поочередно продырявить толстый документ, а затем поочередно прошнуровать документы уже в папку с гребнями. Если совместить таким образом документы не представляется возможным, то предварительно необходимо отметить в каких местах нужно просверлить документы, и только затем подшить документы в папку.
Материалы для сшивания документов:
|
Картон для переплета А4 |
|
(звездочки для нотариусов) |
 Коленкор переплетный |
 Стикер Прошито-пронумеровано |
документов |
