ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БАНКА И ФОРМИРОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ СШИВОВ (www.bank.pp.ru/docs)

До настоящего момента в прессе прак­тически не освещались проблемы хранения документов банка и формирования бухгал­терских сшивов, вместе с тем вопросы по данному направлению существуют, и в на­стоящей статье мы постараемся осветить их.

Помимо рассмотрения технологических аспектов работы, данная статья направлена на анализ одного из косвенных факторов стабильности банка. Известно, что существу­ет множество методик определения надеж­ности путем высчитывания различных эко­номических показателей. Как эта система себя оправдывает, сразу видно по числу обанкротившихся кредитных организаций и их пострадавших клиентов, поэтому, по мне­нию автора, адекватный ответ о состоянии банка могут дать только ответы на косвен­ные вопросы, ключевыми из которых явля­ются:

— до какой степени организационная структура является продуманной;

— до какой степени в банке осуществля­ется грамотное хранение документов.

На данных вопросах в очень малой сте­пени акцентируется внимание проверяю­щих, и если собственники занимаются "вы­качиванием" денег из банка, то в послед­нюю очередь они будут следить за порядком в делах, от которых нет сиюминутной при­были. Также и персонал банка будет сосре­доточен лишь на сиюминутных потребнос­тях в случае низких и нестабильных зарплат и излишней перегруженности. Хорошая ор­ганизация в поставленных вопросах может быть лишь в том случае, если ставится цель долгосрочной перспективы в укреплении и дальнейшем расширении банка, так как про­думанная организационная структура, жест­ко регламентированный документооборот и порядок хранения документов позволяют ре­шать следующие основополагающие банков­ские задачи:

— обеспечить стабильную работу банка при любых обстоятельствах;

— обеспечить полную сохранность доку­ментов;

— минимизировать риски правонаруше­ний сотрудниками банка;

— минимизировать банковские издерж­ки.

Однако данные задачи решаются лишь в долгосрочной перспективе, а значительные затраты необходимо осуществлять уже сего­дня. Важно также понять, что ряд собствен­ников вообще может не осознавать необхо­димость решения данных вопросов.

В настоящей статье мы остановимся на втором косвенном факторе стабильности банка, а именно, на организации хранения документов. Для этого нам необходимо отве­тить на два вопроса:

—   сможет ли, например, председатель правления банка без сторонней помощи найти любой интересующий его документ трехгодовалой давности в течение 10 минут?

—    занимаются ли сотрудники банка вечным ксерокопированием необходимых им документов для помещения их в раз­личные папки, не учтенные в номенклату­ре дел?

—   При правильной организации хранения документов руководящий состав, даже при отсутствии исполнителей, без проблем в со­стоянии отыскать любой документ в течение короткого промежутка времени, так же как ксерокопирование первичных документов в банке, осуществляется в минимально возможном объеме. Автор встречал на практике такое, что документ не могли найти и за неделю и, более того, у каждого документа в банке существовали его ксерокопии. Данная ситуация наглядно показывает отношение владельцев к организации банковского биз­неса ярче любых экономических показате­лей, которые с использованием дочерних структур могут быть вполне законно опти­мизированы.

Итак, каким образом строится класси­ческая система хранения документов? На ос­новании организационной структуры банка утверждается Классификатор индексов, при этом организационная структура изначально должна быть построена таким образом, что­бы в последующем такой Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделы­вать его заново, т.е. необходимо четко поста­вить акцент между централизованной и де­централизованной структурами банка (Сибиряков А.И. Модели организационных структур Российских банков//"Бизнес и банки" № 35-36, 2001 г.).

Присвоим председателю правления ин­декс 1, а всем его непосредственным подчи­ненным (заместителям председателя, глав­ному бухгалтеру, начальникам департамен­тов и т.д.) — от 2 до X. Подразделениям в непосредственном подчинении заместителей и начальников департаментов присваивается дополнительная цифра через дефис. Приве­дем пример:

председатель правления — 1 главный бухгалтер, директор департа­мента бухгалтерского учета и отчетности — 2 управление бухгалтерского учета — 2-1 операционный отдел — 2-1-1 отдел внутрибанковского учета — 2-1-2 отдел учета операций с ценными бума­гами — 2-1-3

управление отчетности — 2-2

отдел экономического анализа — 2-2-1

отдел методологии — 2-2-2

На основании Классификатора индек­сов в банке должна быть издана номенклату­ра дел, которая представляет собой система­тизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установ­ленной форме" ("Основные правила работы архивов" — Рос- архив 06.02.2002 г.).

В настоящее время если в российском банке и есть номенклатура дел, то соблюда­ется она крайне редко. В идеале любая пап­ка в банке должна иметь сбоку наклейку с указанием ее индекса, однако полный поря­док встречается редко. При возникновении нестандартной ситуации, например болезнь сотрудника, трудно найти необходимые документы. Правильно разработанная и ис­пользуемая в банке номенклатура дел в принципе полностью позволяет избежать подобных ситуаций.

Номенклатура дел представляет из себя таблицу следующего вида:

Обычно входящая корреспонденция ре­гистрируется через слэш, при этом докумен­ту присваивается индекс структурного под­разделения получателя, например 2-1/1 — первый входящий документ в Управление бухгалтерского учета. Для исходящей корре­спонденции принято указывать непосредст­венно индекс дела, т.е. 2-1-1-X/1 — первый исходящий документ операционного отдела дела X, соответственно само дело в номенк­латуре обозначается как 2-1-1-X.

Каким образом формировать непосред­ственный номер дела? Существуют два спо­соба: первый — нумерация от 1 до n числа, второй — использование разной служебной информации, например даты начала дела или порядковый номер тома, например:

2-1-1-01001/1 — первый исходящий до­кумент операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;

2-1-1-010104/1 — первый исходящий до­кумент операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.

Для филиалов кредитной организации должны быть введены специальные класси­фикаторы, например Ф1-2/1 — документ, поступивший в бухгалтерию филиала № 1.

Сроки хранения документов в основном можно определить, используя "Примерный перечень документов, образующихся в дея­тельности кредитных организаций, с указа­нием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г., однако срок необходимо уточнять в нормативном акте, в соответствии с которым был подготовлен до­кумент.

К сожалению, из-за колоссального объ­ема и индивидуальности организационной структуры каждого банка невозможно и бес­смысленно публиковать на страницах газеты какую-либо номенклатуру дел. Остановимся на центральном ее элементе, а именно, на формировании документов дня.

Вопрос формирования документов дня разбирается в "Положении о правилах веде­ния бухгалтерского учета в кредитных орга­низациях, расположенных на территории Российской Федерации" № 205-П в части 3 раздела 4. Прочитав данный раздел, у большинства банковских сотрудников появляют­ся серьезные вопросы. Дело в том, что План счетов содержит следующие разделы:

А. Балансовые счета;

Б. Счета доверительного управления;

В. Внебалансовые счета;

Г. Срочные операции;

Д. Счета депо.

Парадокс весь в том, что все изложение порядка формирования документов дня строится исходя из двух разделов Плана сче­тов, а именно, балансовых и внебалансовых счетов. До отмены формы бухгалтерского журнала в последнем, помимо двух перечис­ленных, еще был раздел срочных операций. Учитывая объем нормативной базы ЦБ РФ, данное упущение является не столь серьез­ным, так как количество "скользких мест" обычно увеличивается с ростом объема доку­ментов, однако путь, по которому идет бан­ковская система страны, в свете внедрения МСФО, далеких от четкой системы состав­ления и контроля форм отчетности Банка России, представляется весьма призрачным. Вернее сказать, по мнению автора, либо от­четность по формам ЦБ РФ сохранится до бесконечности, либо при ее отмене банки окажутся в достаточно выгодном положе­нии, так как современная автоматизирован­ная система межформенного и межбанков­ского контроля будет фактически аннулиро­вана, а реализовать ее в рамках МСФО, учи­тывая огромный их объем и отсутствие чет­ких форм отчетности, практически невоз­можно.

Вернемся к рассматриваемому вопросу. В банковской практике обычно формируют три комплекта сшивов документов дня:

Основным моментом при формировании бухгалтерских сшивов является следующий:

"В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые доку­менты, документы по вкладам граждан, по кредитам индивиду­альным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения" (п. 42 раздела 4 части 3 Положения № 205-П).

Как видно, основным критерием помещения документов в сшивы является срок хранения. Большинство банков идет по пути их сокращения до максимально возможного, что в принципе активно поддерживается рядовым составом банка, однако это приводит к следующим последствиям:

—  основной ежедневный сшив превращается в огромную папку, при виде которой сотрудники проверяющих органов требуют представления конкретных документов;

—  в банке зачастую происходит массовое ксерокопирова­ние документов для помещения в отдельные папки, только используя которые можно разобраться в сути проведенной операции. Таким образом, фактически резко увеличиваются канцелярские расходы и время работы персонала;

—  несмотря на то что во всех банках рядовой состав ар­гументирует необходимость минимизации количества сшивов для оптимизации и уменьшения банковской работы, всегда это приводит к тому, что появляется человек, занимающийся только сшивами бухгалтерских документов дня, при этом ко­личество документов обычно таково, что процесс сшива пре­вращается в крайне трудоемкую и кропотливую задачу;

—  возрастает количество случаев потери документов.

По мнению автора, сшивы бухгалтерских документов должны формироваться только по месту возникновения опе­рации в соответствии с функциями структурных подразделе­ний и сроком хранения и ни в коем случае не передаваться в отдельное структурное подразделение, занимающееся подбор­кой бухгалтерских документов.

Разберем условный пример. Предположим, бухгалтерия банка состоит из следующих отделов:

1.  Операционный отдел.

2.  Касса.

3.  Отдел внутрибанковского учета.

4.  Отдел учета валютных операций.

5.  Отдел учета кредитных операций.

6.  Отдел учета операций с ценными бумагами.

7.  Отдел отчетности.

8.  Отдел налогового учета.

В ряде банков при небольшом объеме операций 4, 5 и 6 отделы могут быть объединены в единый бэк-офис, вместе с тем, по мнению автора, для последующего удобства использо­вания документов их все равно целесообразно формировать раздельно.

При рассмотренной организационной структуре бухгал­терии документы, при использовании функционального принципа, рационально формировать в следующие сшивы:

—  основной сшив (операционный отдел);

—  сшив кассового подразделения(Кассовые документы формируются в соответствии с разделом 3 Положения Банка России № 199-П от 9 октября 2002 г.);

— сшив кассового подразделения (депозитные операции);

—  сшив отдела учета валютных операций;

—  сшив отдела учета кредитных операций;

—  сшив отдела учета операций с ценными бумагами;

—  сшив отдела внутрибанковского учета (хозяйственные операции);

—  сшив отдела внутрибанковского учета (операции с ус­тавным капиталом и резервным фондом);

— сшив отдела внутрибанковского учета (операции с пер­соналом банка);

—  сшивы кассовых подразделений дополнительных офисов (В соответствии с п. 22 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. кассовые документы дополнительных офисов формируются в отдельные сшивы, а затем передаются в головной офис банка (или филиал) на хранение).

В соответствии с п. 6 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. мемориальные документы дополнительных офисов помещаются в мемориальные доку­менты дня головного офиса (филиала).

В связи с принятием Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с ука­занием сроков хранения, утвержденного Росархивом 10 октя­бря 2000 г., сроки хранения документов по валютным опера­циям сократились с 10 до 5 лет, поэтому их выделение в от­дельные сшивы не является обязательным, и вопрос об их формировании по конкретным операциям — кассовым, кре­дитным и т.д. (в случае децентрализованного учета валютных операций) — решается в каждом банке самостоятельно, в со­ответствии с объемом его работы.

Как и всякие документы в банке, бухгалтерские сшивы должны быть отражены в номенклатуре дел, однако для удобства им лучше присвоить специальный формат номера, на­пример:

2-1-1/1@050104 - Основной сшив за 05.01.04, сформиро­ванный операционным отделом;

2-1-1/2@050104 — Сшив по операциям дополнительных офисов за 05.01.04, сформированный операционным отделом;

2-1-2/1@050104-060104 — Сшивы по хозяйственным опе­рациям за 05.01.04 и 06.01.04, сформированные отделом внутрибанковского учета.

Разберем особенности формирования бухгалтерских сши­вов документов. В п. 4.2 раздела 4 части 3 Положения № 205-П говорится: "...сброшюрованные бухгалтерские доку­менты за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки...".

Автор еще не встречал банка, в котором бы не проводи­лась сплошная проверка документов при формировании сши­вов. Это, своего рода, априорное правило работы любой бух­галтерии, но вместе с тем на основании чего осуществлять данную проверку и как без затруднений выявлять недостаю­щие документы, например забытые операционисткой в ксе­роксе, на этот вопрос Банк России перестал давать ответ, от­менив составление бухгалтерского журнала. Фактически на сегодняшний день большинство банков продолжает практику его составления для проведения сплошной проверки.

Каким же образом наиболее удобно и быстро проверить (подсчитать) бухгалтерские документы за день? Для ответа на этот вопрос важно понять, что при формировании докумен­тов могут возникнуть трудности двух типов:

— документ имеется при отсутствии проводки;

—  имеется проводка при отсутствии документа.

Среди существующих методик проверки автору наиболее привлекательной представляется следующая. Работник, фор­мирующий основной сшив, распечатывает бухгалтерский журнал, форма которого соответственно должна быть утверж­дена внутренним документом, регламентирующим порядок формирования сшивов. По мнению автора, наиболее рацио­нально использовать следующий вид бухгалтерского журнала (приложение 1).

Проверка и параллельный подсчет документов при этом осуществляются следующим образом: работник берет из пач­ки документ и отмечает его наличие в бухгалтерском журна­ле, затем он помещается во вновь формируемую пачку, при этом в конце процесса ее формирования документы, остав­шиеся в старой пачке, являются непроведенными, а докумен­ты, не помеченные в журнале, отсутствующими. Итоги в жур­нале по разделам баланса отражают факт подсчета докумен­тов.

К вопросу обязательного составления ленты подсчета многие банки подходят с формальной точки зрения, выводя ее на печать в автоматическом режиме из автоматизирован­ной банковской системы, и данная позиция оправдана, так как по ленте подсчета при больших объемах работы, в случае одновременного отсутствия ряда документов, найти нужные из них весьма проблематично.

На сегодняшний день лента фактически используется только при формировании пачек, т.е. при подготовке опера­ционным подразделением клиентских платежных документов для отправки. В данном случае лента действительно помогает оперативно отследить факт пропуска клиентского платежного поручения при формировании рейса (т.е. результат ленты све­ряется с данными сформированного реестра на отправку).

Как было отмечено выше, документы формируются в различные сшивы, как минимум в соответствии со сроком их хранения, т.е. встает вопрос: каким образом обеспечить об­щий контроль? В банках с централизованным хранением и формированием, данный вопрос обычно решается путем со­ставления "Справки об изъятии документов в отдельную пап­ку" (приложение 2). В данном случае справка подшивается в основной сшив, а выверка документов производится по бух­галтерскому журналу с использованием сшива, из которого было произведено изъятие. Как отмечалась ранее, автор счи­тает наиболее оправданной децентрализованную систему формирования бухгалтерских документов. В этом случае факт изъятия в отдельный сшив наиболее рационально отражать расширенной справкой, которая содержит реквизиты изъятых документов, оформляемых по правилам формирования бух­галтерского журнала.

Сформулируем кратко правила формирования сшивов бухгалтерских документов дня (кроме кассовых):

—  подборка документов осуществляется в порядке возра­стания номеров дебетуемых балансовых счетов (абзац 1 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

— документы, затрагивающие по дебету более одного сче­та, помещаются в конце папки впереди документов по внеба­лансовым счетам (абзац 3 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

—  документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке в начале дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, а затем кредитуемых, кро­ме счетов 99998 и 99999, и помещаются после документов по балансовым счетам (абзац 2 п. 4.4 раздела 4 части 3 Положе­ния № 205-П);

—  по каждому разделу баланса составляется лента подсчета за подписью ответственно­го исполнителя (абзац 2 п. 4.7 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

—  первичные документы, носящие краткосрочный характер действия (договоры покуп­ки-продажи векселей, ведомости на заработную плату, счета и т.д.), целесообразно помещать в бухгалтерские сшивы вместе с мемориальными документами;

—  на лицевой стороне папки основного сшива, с учетом перечня предложенных сши­вов, помещается текст согласно приложению 3;

—  на лицевой стороне папок дополнительных сшивов помещается текст согласно при­ложению 4, при этом в основной сшив помещается Справка об изъятии документов соглас­но приложению 2;

—  расчетные документы дополнительных офисов помещаются в основной сшив пачка­ми с соответствующей лентой подсчета (п. 3 приложения 2 Положения № 205-П).

Как мы уже отмечали ранее, нормативная база Банка России по вопросу формирования сшивов бухгалтерских документов весьма поверхностна, однако данное утверждение не от­носится к порядку формирования кассовых документов дня, по которым порядок работы из­ложен достаточно четко, поэтому остановимся лишь на ключевых моментах:

—  порядок формирования сшива документов дня кассового подразделения разбирается в третьем разделе Положения Банка России № 199-П от 09.10.2002 г.;

—  согласно п. 239 "Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кре­дитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 10.03.2000 г., кассовые документы по вкладным операциям граждан хранятся в течение 5 лет после закры­тия счета. Таким образом, по кассе должно формироваться как минимум два сшива, основ­ной и второй по вкладным операциям, срок хранения которого равен пяти годам после за­крытия последнего счета по вкладу в сшиве.

Порядок работы по организации хранения и последующему уничтожению документов (с формами необходимой документации) приведен в "Основных правилах работы архивов ор­ганизаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г. Остановимся на ключевых аспек­тах:

—  в банке должна быть создана экспертная комиссия, целью которой являются органи­зация и проведение работ по определению сроков хранения, отбору на хранение и уничто­жение документов;

—   номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением раз в 5 лет (п. 3.4.6 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);

—  листы дел длительного хранения (более 10 лет) должны быть пронумерованы и в де­ле составлены заверительная надпись и опись в предусмотренных законодательством случа­ях (п. 3.6.17 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);

—  обязательной подшивке или переплету подлежат только дела длительного хранения (п.п. 4.5—4.8 "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г.). Однако, учитывая, что стоимость скоросшивателя сопоставима со стоимостью переплета, в банках с хорошей организацией архивного дела преобладает переплет, а в банках, подходя­щих формально, преобладает подшивка, которая выражается в использовании двух картонок и куска веревки;

— дела подлежат уничтожению, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например документ, изданный в 1995 г. со сроком хранения 5  лет, фактически может быть уничтожен не ранее 1 января 2001 г. Если же срок хранения оговаривает завершение ревизий, то документ может уничтожаться и на восьмой-девятый год (п. 2.4.5 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом

6  февраля 2002 г.);

— порядок изъятия бухгалтерских документов органами, наделенными соответствующи­ми полномочиями, изложен в п. 4.9 раздела 4 части 3 Положения № 205-П;

— порядок уничтожения документов изложен в разделе 2.4 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.

Материал настоящей статьи для руководства ряда банков может показаться оторванным от жизни, а вопрос о наличии в банке соответствующим образом согласованный номенкла­туры дел вообще вызывает серьезное непонимание. Вместе с тем порядок в организации ра­боты с документами является одним из основных аспектов порядка в банке, хотя в сиюми­нутных целях, которые преследуют многие владельцы современного российского бизнеса, он и неважен. Восстановление российской экономики лишь наполовину зависит от работы пра­вительства, а в основном от менталитета современного бизнеса, который в настоящее время зачастую определен принципом — поскорей и побольше, неважно как и на чем. Как только этот принцип перестанет доминировать в стране, тогда можно будет говорить о возрожде­нии России.

— Формы документов, используемых в данной статье, вы можете найти в электронном ви­де по адресу: www.bank.pp.ru/docs

Расходные материалы для сшивания документов:

Картон для переплета А4


Картон для переплета А4


архивная папка

Архивные папки

конгривки для документов

Конгривки
(звездочки для нотариусов)

коленкор для переплета

Коленкор
переплетный



Стикер Прошито-пронумеровано

ЛШ 210

Нити для подшивки
документов

YUNGER M-168A

Переплетная машина
YUNGER M-168




Цена
: 9400 руб.

ЛОТОС-1

УСТРОЙСТВО ЛОТОС-1

прошивка документов на уголок

Цена: 2400 руб.

ЛОТОС-2

ПЕРЕПЛЕТЧИК ЛОТОС-2

прошивка вдоль корешка

Цена: 2900 руб.

ОФИС-СШИВКА

Офис-сшивка

сшиватель металлопластиковый
Цена: 180 руб.
за 10 шт.

Бумагосверлильные машины, дыроколы и сталкиватели для бумаг

Filepecker 100
Filepecker III 100NT

PLUS 600
Plus 600P и Plus600D 
дырокол на 4 отверстия

Дырокол на 4 отверстия 

сталкиватель для бумаги

Сталкиватель для бумаги

Переплет на термоклепку

Сабельные резаки

Клей ПВА

Переплет на пластиковую пружину
SD-1501