ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БАНКА И ФОРМИРОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ СШИВОВ (www.bank.pp.ru/docs)
До настоящего момента в прессе практически не освещались проблемы хранения документов банка и формирования бухгалтерских сшивов, вместе с тем вопросы по данному направлению существуют, и в настоящей статье мы постараемся осветить их.
Помимо рассмотрения технологических аспектов работы, данная статья направлена на анализ одного из косвенных факторов стабильности банка. Известно, что существует множество методик определения надежности путем высчитывания различных экономических показателей. Как эта система себя оправдывает, сразу видно по числу обанкротившихся кредитных организаций и их пострадавших клиентов, поэтому, по мнению автора, адекватный ответ о состоянии банка могут дать только ответы на косвенные вопросы, ключевыми из которых являются:
— до какой степени организационная структура является продуманной;
— до какой степени в банке осуществляется грамотное хранение документов.
На данных вопросах в очень малой степени акцентируется внимание проверяющих, и если собственники занимаются "выкачиванием" денег из банка, то в последнюю очередь они будут следить за порядком в делах, от которых нет сиюминутной прибыли. Также и персонал банка будет сосредоточен лишь на сиюминутных потребностях в случае низких и нестабильных зарплат и излишней перегруженности. Хорошая организация в поставленных вопросах может быть лишь в том случае, если ставится цель долгосрочной перспективы в укреплении и дальнейшем расширении банка, так как продуманная организационная структура, жестко регламентированный документооборот и порядок хранения документов позволяют решать следующие основополагающие банковские задачи:
— обеспечить стабильную работу банка при любых обстоятельствах;
— обеспечить полную сохранность документов;
— минимизировать риски правонарушений сотрудниками банка;
— минимизировать банковские издержки.
Однако данные задачи решаются лишь в долгосрочной перспективе, а значительные затраты необходимо осуществлять уже сегодня. Важно также понять, что ряд собственников вообще может не осознавать необходимость решения данных вопросов.
В настоящей статье мы остановимся на втором косвенном факторе стабильности банка, а именно, на организации хранения документов. Для этого нам необходимо ответить на два вопроса:
— сможет ли, например, председатель правления банка без сторонней помощи найти любой интересующий его документ трехгодовалой давности в течение 10 минут?
— занимаются ли сотрудники банка вечным ксерокопированием необходимых им документов для помещения их в различные папки, не учтенные в номенклатуре дел?
— При правильной организации хранения документов руководящий состав, даже при отсутствии исполнителей, без проблем в состоянии отыскать любой документ в течение короткого промежутка времени, так же как ксерокопирование первичных документов в банке, осуществляется в минимально возможном объеме. Автор встречал на практике такое, что документ не могли найти и за неделю и, более того, у каждого документа в банке существовали его ксерокопии. Данная ситуация наглядно показывает отношение владельцев к организации банковского бизнеса ярче любых экономических показателей, которые с использованием дочерних структур могут быть вполне законно оптимизированы.
Итак, каким образом строится классическая система хранения документов? На основании организационной структуры банка утверждается Классификатор индексов, при этом организационная структура изначально должна быть построена таким образом, чтобы в последующем такой Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать его заново, т.е. необходимо четко поставить акцент между централизованной и децентрализованной структурами банка (Сибиряков А.И. Модели организационных структур Российских банков//"Бизнес и банки" № 35-36, 2001 г.).
Присвоим председателю правления индекс 1, а всем его непосредственным подчиненным (заместителям председателя, главному бухгалтеру, начальникам департаментов и т.д.) — от 2 до X. Подразделениям в непосредственном подчинении заместителей и начальников департаментов присваивается дополнительная цифра через дефис. Приведем пример:
председатель правления — 1 главный бухгалтер, директор департамента бухгалтерского учета и отчетности — 2 управление бухгалтерского учета — 2-1 операционный отдел — 2-1-1 отдел внутрибанковского учета — 2-1-2 отдел учета операций с ценными бумагами — 2-1-3
управление отчетности — 2-2
отдел экономического анализа — 2-2-1
отдел методологии — 2-2-2
На основании Классификатора индексов в банке должна быть издана номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме" ("Основные правила работы архивов" — Рос- архив 06.02.2002 г.).
В настоящее время если в российском банке и есть номенклатура дел, то соблюдается она крайне редко. В идеале любая папка в банке должна иметь сбоку наклейку с указанием ее индекса, однако полный порядок встречается редко. При возникновении нестандартной ситуации, например болезнь сотрудника, трудно найти необходимые документы. Правильно разработанная и используемая в банке номенклатура дел в принципе полностью позволяет избежать подобных ситуаций.
Номенклатура дел представляет из себя таблицу следующего вида:
Обычно входящая корреспонденция регистрируется через слэш, при этом документу присваивается индекс структурного подразделения получателя, например 2-1/1 — первый входящий документ в Управление бухгалтерского учета. Для исходящей корреспонденции принято указывать непосредственно индекс дела, т.е. 2-1-1-X/1 — первый исходящий документ операционного отдела дела X, соответственно само дело в номенклатуре обозначается как 2-1-1-X.
Каким образом формировать непосредственный номер дела? Существуют два способа: первый — нумерация от 1 до n числа, второй — использование разной служебной информации, например даты начала дела или порядковый номер тома, например:
2-1-1-01001/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;
2-1-1-010104/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.
Для филиалов кредитной организации должны быть введены специальные классификаторы, например Ф1-2/1 — документ, поступивший в бухгалтерию филиала № 1.
Сроки хранения документов в основном можно определить, используя "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г., однако срок необходимо уточнять в нормативном акте, в соответствии с которым был подготовлен документ.
К сожалению, из-за колоссального объема и индивидуальности организационной структуры каждого банка невозможно и бессмысленно публиковать на страницах газеты какую-либо номенклатуру дел. Остановимся на центральном ее элементе, а именно, на формировании документов дня.
Вопрос формирования документов дня разбирается в "Положении о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" № 205-П в части 3 раздела 4. Прочитав данный раздел, у большинства банковских сотрудников появляются серьезные вопросы. Дело в том, что План счетов содержит следующие разделы:
А. Балансовые счета;
Б. Счета доверительного управления;
В. Внебалансовые счета;
Г. Срочные операции;
Д. Счета депо.
Парадокс весь в том, что все изложение порядка формирования документов дня строится исходя из двух разделов Плана счетов, а именно, балансовых и внебалансовых счетов. До отмены формы бухгалтерского журнала в последнем, помимо двух перечисленных, еще был раздел срочных операций. Учитывая объем нормативной базы ЦБ РФ, данное упущение является не столь серьезным, так как количество "скользких мест" обычно увеличивается с ростом объема документов, однако путь, по которому идет банковская система страны, в свете внедрения МСФО, далеких от четкой системы составления и контроля форм отчетности Банка России, представляется весьма призрачным. Вернее сказать, по мнению автора, либо отчетность по формам ЦБ РФ сохранится до бесконечности, либо при ее отмене банки окажутся в достаточно выгодном положении, так как современная автоматизированная система межформенного и межбанковского контроля будет фактически аннулирована, а реализовать ее в рамках МСФО, учитывая огромный их объем и отсутствие четких форм отчетности, практически невозможно.
Вернемся к рассматриваемому вопросу. В банковской практике обычно формируют три комплекта сшивов документов дня:
Основным моментом при формировании бухгалтерских сшивов является следующий:
"В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения" (п. 42 раздела 4 части 3 Положения № 205-П).
Как видно, основным критерием помещения документов в сшивы является срок хранения. Большинство банков идет по пути их сокращения до максимально возможного, что в принципе активно поддерживается рядовым составом банка, однако это приводит к следующим последствиям:
— основной ежедневный сшив превращается в огромную папку, при виде которой сотрудники проверяющих органов требуют представления конкретных документов;
— в банке зачастую происходит массовое ксерокопирование документов для помещения в отдельные папки, только используя которые можно разобраться в сути проведенной операции. Таким образом, фактически резко увеличиваются канцелярские расходы и время работы персонала;
— несмотря на то что во всех банках рядовой состав аргументирует необходимость минимизации количества сшивов для оптимизации и уменьшения банковской работы, всегда это приводит к тому, что появляется человек, занимающийся только сшивами бухгалтерских документов дня, при этом количество документов обычно таково, что процесс сшива превращается в крайне трудоемкую и кропотливую задачу;
— возрастает количество случаев потери документов.
По мнению автора, сшивы бухгалтерских документов должны формироваться только по месту возникновения операции в соответствии с функциями структурных подразделений и сроком хранения и ни в коем случае не передаваться в отдельное структурное подразделение, занимающееся подборкой бухгалтерских документов.
Разберем условный пример. Предположим, бухгалтерия банка состоит из следующих отделов:
1. Операционный отдел.
2. Касса.
3. Отдел внутрибанковского учета.
4. Отдел учета валютных операций.
5. Отдел учета кредитных операций.
6. Отдел учета операций с ценными бумагами.
7. Отдел отчетности.
8. Отдел налогового учета.
В ряде банков при небольшом объеме операций 4, 5 и 6 отделы могут быть объединены в единый бэк-офис, вместе с тем, по мнению автора, для последующего удобства использования документов их все равно целесообразно формировать раздельно.
При рассмотренной организационной структуре бухгалтерии документы, при использовании функционального принципа, рационально формировать в следующие сшивы:
— основной сшив (операционный отдел);
— сшив кассового подразделения(Кассовые документы формируются в соответствии с разделом 3 Положения Банка России № 199-П от 9 октября 2002 г.);
— сшив кассового подразделения (депозитные операции);
— сшив отдела учета валютных операций;
— сшив отдела учета кредитных операций;
— сшив отдела учета операций с ценными бумагами;
— сшив отдела внутрибанковского учета (хозяйственные операции);
— сшив отдела внутрибанковского учета (операции с уставным капиталом и резервным фондом);
— сшив отдела внутрибанковского учета (операции с персоналом банка);
— сшивы кассовых подразделений дополнительных офисов (В соответствии с п. 22 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. кассовые документы дополнительных офисов формируются в отдельные сшивы, а затем передаются в головной офис банка (или филиал) на хранение).
В соответствии с п. 6 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. мемориальные документы дополнительных офисов помещаются в мемориальные документы дня головного офиса (филиала).
В связи с принятием Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 10 октября 2000 г., сроки хранения документов по валютным операциям сократились с 10 до 5 лет, поэтому их выделение в отдельные сшивы не является обязательным, и вопрос об их формировании по конкретным операциям — кассовым, кредитным и т.д. (в случае децентрализованного учета валютных операций) — решается в каждом банке самостоятельно, в соответствии с объемом его работы.
Как и всякие документы в банке, бухгалтерские сшивы должны быть отражены в номенклатуре дел, однако для удобства им лучше присвоить специальный формат номера, например:
2-1-1/1@050104 - Основной сшив за 05.01.04, сформированный операционным отделом;
2-1-1/2@050104 — Сшив по операциям дополнительных офисов за 05.01.04, сформированный операционным отделом;
2-1-2/1@050104-060104 — Сшивы по хозяйственным операциям за 05.01.04 и 06.01.04, сформированные отделом внутрибанковского учета.
Разберем особенности формирования бухгалтерских сшивов документов. В п. 4.2 раздела 4 части 3 Положения № 205-П говорится: "...сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки...".
Автор еще не встречал банка, в котором бы не проводилась сплошная проверка документов при формировании сшивов. Это, своего рода, априорное правило работы любой бухгалтерии, но вместе с тем на основании чего осуществлять данную проверку и как без затруднений выявлять недостающие документы, например забытые операционисткой в ксероксе, на этот вопрос Банк России перестал давать ответ, отменив составление бухгалтерского журнала. Фактически на сегодняшний день большинство банков продолжает практику его составления для проведения сплошной проверки.
Каким же образом наиболее удобно и быстро проверить (подсчитать) бухгалтерские документы за день? Для ответа на этот вопрос важно понять, что при формировании документов могут возникнуть трудности двух типов:
— документ имеется при отсутствии проводки;
— имеется проводка при отсутствии документа.
Среди существующих методик проверки автору наиболее привлекательной представляется следующая. Работник, формирующий основной сшив, распечатывает бухгалтерский журнал, форма которого соответственно должна быть утверждена внутренним документом, регламентирующим порядок формирования сшивов. По мнению автора, наиболее рационально использовать следующий вид бухгалтерского журнала (приложение 1).
Проверка и параллельный подсчет документов при этом осуществляются следующим образом: работник берет из пачки документ и отмечает его наличие в бухгалтерском журнале, затем он помещается во вновь формируемую пачку, при этом в конце процесса ее формирования документы, оставшиеся в старой пачке, являются непроведенными, а документы, не помеченные в журнале, отсутствующими. Итоги в журнале по разделам баланса отражают факт подсчета документов.
К вопросу обязательного составления ленты подсчета многие банки подходят с формальной точки зрения, выводя ее на печать в автоматическом режиме из автоматизированной банковской системы, и данная позиция оправдана, так как по ленте подсчета при больших объемах работы, в случае одновременного отсутствия ряда документов, найти нужные из них весьма проблематично.
На сегодняшний день лента фактически используется только при формировании пачек, т.е. при подготовке операционным подразделением клиентских платежных документов для отправки. В данном случае лента действительно помогает оперативно отследить факт пропуска клиентского платежного поручения при формировании рейса (т.е. результат ленты сверяется с данными сформированного реестра на отправку).
Как было отмечено выше, документы формируются в различные сшивы, как минимум в соответствии со сроком их хранения, т.е. встает вопрос: каким образом обеспечить общий контроль? В банках с централизованным хранением и формированием, данный вопрос обычно решается путем составления "Справки об изъятии документов в отдельную папку" (приложение 2). В данном случае справка подшивается в основной сшив, а выверка документов производится по бухгалтерскому журналу с использованием сшива, из которого было произведено изъятие. Как отмечалась ранее, автор считает наиболее оправданной децентрализованную систему формирования бухгалтерских документов. В этом случае факт изъятия в отдельный сшив наиболее рационально отражать расширенной справкой, которая содержит реквизиты изъятых документов, оформляемых по правилам формирования бухгалтерского журнала.
Сформулируем кратко правила формирования сшивов бухгалтерских документов дня (кроме кассовых):
— подборка документов осуществляется в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов (абзац 1 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);
— документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам (абзац 3 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);
— документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке в начале дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, а затем кредитуемых, кроме счетов 99998 и 99999, и помещаются после документов по балансовым счетам (абзац 2 п. 4.4 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);
— по каждому разделу баланса составляется лента подсчета за подписью ответственного исполнителя (абзац 2 п. 4.7 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);
— первичные документы, носящие краткосрочный характер действия (договоры покупки-продажи векселей, ведомости на заработную плату, счета и т.д.), целесообразно помещать в бухгалтерские сшивы вместе с мемориальными документами;
— на лицевой стороне папки основного сшива, с учетом перечня предложенных сшивов, помещается текст согласно приложению 3;
— на лицевой стороне папок дополнительных сшивов помещается текст согласно приложению 4, при этом в основной сшив помещается Справка об изъятии документов согласно приложению 2;
— расчетные документы дополнительных офисов помещаются в основной сшив пачками с соответствующей лентой подсчета (п. 3 приложения 2 Положения № 205-П).
Как мы уже отмечали ранее, нормативная база Банка России по вопросу формирования сшивов бухгалтерских документов весьма поверхностна, однако данное утверждение не относится к порядку формирования кассовых документов дня, по которым порядок работы изложен достаточно четко, поэтому остановимся лишь на ключевых моментах:
— порядок формирования сшива документов дня кассового подразделения разбирается в третьем разделе Положения Банка России № 199-П от 09.10.2002 г.;
— согласно п. 239 "Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 10.03.2000 г., кассовые документы по вкладным операциям граждан хранятся в течение 5 лет после закрытия счета. Таким образом, по кассе должно формироваться как минимум два сшива, основной и второй по вкладным операциям, срок хранения которого равен пяти годам после закрытия последнего счета по вкладу в сшиве.
Порядок работы по организации хранения и последующему уничтожению документов (с формами необходимой документации) приведен в "Основных правилах работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г. Остановимся на ключевых аспектах:
— в банке должна быть создана экспертная комиссия, целью которой являются организация и проведение работ по определению сроков хранения, отбору на хранение и уничтожение документов;
— номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением раз в 5 лет (п. 3.4.6 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);
— листы дел длительного хранения (более 10 лет) должны быть пронумерованы и в деле составлены заверительная надпись и опись в предусмотренных законодательством случаях (п. 3.6.17 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);
— обязательной подшивке или переплету подлежат только дела длительного хранения (п.п. 4.5—4.8 "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г.). Однако, учитывая, что стоимость скоросшивателя сопоставима со стоимостью переплета, в банках с хорошей организацией архивного дела преобладает переплет, а в банках, подходящих формально, преобладает подшивка, которая выражается в использовании двух картонок и куска веревки;
— дела подлежат уничтожению, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например документ, изданный в 1995 г. со сроком хранения 5 лет, фактически может быть уничтожен не ранее 1 января 2001 г. Если же срок хранения оговаривает завершение ревизий, то документ может уничтожаться и на восьмой-девятый год (п. 2.4.5 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом
6 февраля 2002 г.);
— порядок изъятия бухгалтерских документов органами, наделенными соответствующими полномочиями, изложен в п. 4.9 раздела 4 части 3 Положения № 205-П;
— порядок уничтожения документов изложен в разделе 2.4 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.
Материал настоящей статьи для руководства ряда банков может показаться оторванным от жизни, а вопрос о наличии в банке соответствующим образом согласованный номенклатуры дел вообще вызывает серьезное непонимание. Вместе с тем порядок в организации работы с документами является одним из основных аспектов порядка в банке, хотя в сиюминутных целях, которые преследуют многие владельцы современного российского бизнеса, он и неважен. Восстановление российской экономики лишь наполовину зависит от работы правительства, а в основном от менталитета современного бизнеса, который в настоящее время зачастую определен принципом — поскорей и побольше, неважно как и на чем. Как только этот принцип перестанет доминировать в стране, тогда можно будет говорить о возрождении России.
— Формы документов, используемых в данной статье, вы можете найти в электронном виде по адресу: www.bank.pp.ru/docs
Расходные материалы для сшивания документов:
Картон для переплета А4 |
|
Конгривки (звездочки для нотариусов) |
Коленкор переплетный |
Стикер Прошито-пронумеровано |
Нити для подшивки документов |