ГлавнаяПубликации

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БАНКА

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БАНКА И ФОРМИРОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ СШИВОВ (www.bank.pp.ru/docs)

До настоящего момента в прессе практически не освещались проблемы хранения документов банка и формирования бухгалтерских сшивов, вместе с тем вопросы по данному направлению существуют, и в настоящей статье мы постараемся осветить их.

Помимо рассмотрения технологических аспектов работы, данная статья направлена на анализ одного из косвенных факторов стабильности банка. Известно, что существует множество методик определения надежности путем высчитывания различных экономических показателей. Как эта система себя оправдывает, сразу видно по числу обанкротившихся кредитных организаций и их пострадавших клиентов, поэтому, по мнению автора, адекватный ответ о состоянии банка могут дать только ответы на косвенные вопросы, ключевыми из которых являются:

— до какой степени организационная структура является продуманной;

— до какой степени в банке осуществляется грамотное хранение документов.

На данных вопросах в очень малой степени акцентируется внимание проверяющих, и если собственники занимаются "выкачиванием" денег из банка, то в последнюю очередь они будут следить за порядком в делах, от которых нет сиюминутной прибыли. Также и персонал банка будет сосредоточен лишь на сиюминутных потребностях в случае низких и нестабильных зарплат и излишней перегруженности. Хорошая организация в поставленных вопросах может быть лишь в том случае, если ставится цель долгосрочной перспективы в укреплении и дальнейшем расширении банка, так как продуманная организационная структура, жестко регламентированный документооборот и порядок хранения документов позволяют решать следующие основополагающие банковские задачи:

— обеспечить стабильную работу банка при любых обстоятельствах;

— обеспечить полную сохранность документов;

— минимизировать риски правонарушений сотрудниками банка;

— минимизировать банковские издержки.

Однако данные задачи решаются лишь в долгосрочной перспективе, а значительные затраты необходимо осуществлять уже сегодня. Важно также понять, что ряд собственников вообще может не осознавать необходимость решения данных вопросов.

В настоящей статье мы остановимся на втором косвенном факторе стабильности банка, а именно, на организации хранения документов. Для этого нам необходимо ответить на два вопроса:

— сможет ли, например, председатель правления банка без сторонней помощи найти любой интересующий его документ трехгодовалой давности в течение 10 минут?

— занимаются ли сотрудники банка вечным ксерокопированием необходимых им документов для помещения их в различные папки, не учтенные в номенклатуре дел?

— При правильной организации хранения документов руководящий состав, даже при отсутствии исполнителей, без проблем в состоянии отыскать любой документ в течение короткого промежутка времени, так же как ксерокопирование первичных документов в банке, осуществляется в минимально возможном объеме. Автор встречал на практике такое, что документ не могли найти и за неделю и, более того, у каждого документа в банке существовали его ксерокопии. Данная ситуация наглядно показывает отношение владельцев к организации банковского бизнеса ярче любых экономических показателей, которые с использованием дочерних структур могут быть вполне законно оптимизированы.

Итак, каким образом строится классическая система хранения документов? На основании организационной структуры банка утверждается Классификатор индексов, при этом организационная структура изначально должна быть построена таким образом, чтобы в последующем такой Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать его заново, т.е. необходимо четко поставить акцент между централизованной и децентрализованной структурами банка (Сибиряков А.И. Модели организационных структур Российских банков//"Бизнес и банки" № 35-36, 2001 г.).

Присвоим председателю правления индекс 1, а всем его непосредственным подчиненным (заместителям председателя, главному бухгалтеру, начальникам департаментов и т.д.) — от 2 до X. Подразделениям в непосредственном подчинении заместителей и начальников департаментов присваивается дополнительная цифра через дефис. Приведем пример:

председатель правления — 1 главный бухгалтер, директор департамента бухгалтерского учета и отчетности — 2 управление бухгалтерского учета — 2-1 операционный отдел — 2-1-1 отдел внутрибанковского учета — 2-1-2 отдел учета операций с ценными бумагами — 2-1-3

управление отчетности — 2-2

отдел экономического анализа — 2-2-1

отдел методологии — 2-2-2

На основании Классификатора индексов в банке должна быть издана номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме" ("Основные правила работы архивов" — Рос- архив 06.02.2002 г.).

В настоящее время если в российском банке и есть номенклатура дел, то соблюдается она крайне редко. В идеале любая папка в банке должна иметь сбоку наклейку с указанием ее индекса, однако полный порядок встречается редко. При возникновении нестандартной ситуации, например болезнь сотрудника, трудно найти необходимые документы. Правильно разработанная и используемая в банке номенклатура дел в принципе полностью позволяет избежать подобных ситуаций.

Номенклатура дел представляет из себя таблицу следующего вида:

Обычно входящая корреспонденция регистрируется через слэш, при этом документу присваивается индекс структурного подразделения получателя, например 2-1/1 — первый входящий документ в Управление бухгалтерского учета. Для исходящей корреспонденции принято указывать непосредственно индекс дела, т.е. 2-1-1-X/1 — первый исходящий документ операционного отдела дела X, соответственно само дело в номенклатуре обозначается как 2-1-1-X.

Каким образом формировать непосредственный номер дела? Существуют два способа: первый — нумерация от 1 до n числа, второй — использование разной служебной информации, например даты начала дела или порядковый номер тома, например:

2-1-1-01001/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;

2-1-1-010104/1 — первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.

Для филиалов кредитной организации должны быть введены специальные классификаторы, например Ф1-2/1 — документ, поступивший в бухгалтерию филиала № 1.

Сроки хранения документов в основном можно определить, используя "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г., однако срок необходимо уточнять в нормативном акте, в соответствии с которым был подготовлен документ.

К сожалению, из-за колоссального объема и индивидуальности организационной структуры каждого банка невозможно и бессмысленно публиковать на страницах газеты какую-либо номенклатуру дел. Остановимся на центральном ее элементе, а именно, на формировании документов дня.

Вопрос формирования документов дня разбирается в "Положении о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" № 205-П в части 3 раздела 4. Прочитав данный раздел, у большинства банковских сотрудников появляются серьезные вопросы. Дело в том, что План счетов содержит следующие разделы:

А. Балансовые счета;

Б. Счета доверительного управления;

В. Внебалансовые счета;

Г. Срочные операции;

Д. Счета депо.

Парадокс весь в том, что все изложение порядка формирования документов дня строится исходя из двух разделов Плана счетов, а именно, балансовых и внебалансовых счетов. До отмены формы бухгалтерского журнала в последнем, помимо двух перечисленных, еще был раздел срочных операций. Учитывая объем нормативной базы ЦБ РФ, данное упущение является не столь серьезным, так как количество "скользких мест" обычно увеличивается с ростом объема документов, однако путь, по которому идет банковская система страны, в свете внедрения МСФО, далеких от четкой системы составления и контроля форм отчетности Банка России, представляется весьма призрачным. Вернее сказать, по мнению автора, либо отчетность по формам ЦБ РФ сохранится до бесконечности, либо при ее отмене банки окажутся в достаточно выгодном положении, так как современная автоматизированная система межформенного и межбанковского контроля будет фактически аннулирована, а реализовать ее в рамках МСФО, учитывая огромный их объем и отсутствие четких форм отчетности, практически невозможно.

Вернемся к рассматриваемому вопросу. В банковской практике обычно формируют три комплекта сшивов документов дня:

Основным моментом при формировании бухгалтерских сшивов является следующий:

"В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения" (п. 42 раздела 4 части 3 Положения № 205-П).

Как видно, основным критерием помещения документов в сшивы является срок хранения. Большинство банков идет по пути их сокращения до максимально возможного, что в принципе активно поддерживается рядовым составом банка, однако это приводит к следующим последствиям:

— основной ежедневный сшив превращается в огромную папку, при виде которой сотрудники проверяющих органов требуют представления конкретных документов;

— в банке зачастую происходит массовое ксерокопирование документов для помещения в отдельные папки, только используя которые можно разобраться в сути проведенной операции. Таким образом, фактически резко увеличиваются канцелярские расходы и время работы персонала;

— несмотря на то что во всех банках рядовой состав аргументирует необходимость минимизации количества сшивов для оптимизации и уменьшения банковской работы, всегда это приводит к тому, что появляется человек, занимающийся только сшивами бухгалтерских документов дня, при этом количество документов обычно таково, что процесс сшива превращается в крайне трудоемкую и кропотливую задачу;

— возрастает количество случаев потери документов.

По мнению автора, сшивы бухгалтерских документов должны формироваться только по месту возникновения операции в соответствии с функциями структурных подразделений и сроком хранения и ни в коем случае не передаваться в отдельное структурное подразделение, занимающееся подборкой бухгалтерских документов.

Разберем условный пример. Предположим, бухгалтерия банка состоит из следующих отделов:

1. Операционный отдел.

2. Касса.

3. Отдел внутрибанковского учета.

4. Отдел учета валютных операций.

5. Отдел учета кредитных операций.

6. Отдел учета операций с ценными бумагами.

7. Отдел отчетности.

8. Отдел налогового учета.

В ряде банков при небольшом объеме операций 4, 5 и 6 отделы могут быть объединены в единый бэк-офис, вместе с тем, по мнению автора, для последующего удобства использования документов их все равно целесообразно формировать раздельно.

При рассмотренной организационной структуре бухгалтерии документы, при использовании функционального принципа, рационально формировать в следующие сшивы:

— основной сшив (операционный отдел);

— сшив кассового подразделения(Кассовые документы формируются в соответствии с разделом 3 Положения Банка России № 199-П от 9 октября 2002 г.);

— сшив кассового подразделения (депозитные операции);

— сшив отдела учета валютных операций;

— сшив отдела учета кредитных операций;

— сшив отдела учета операций с ценными бумагами;

— сшив отдела внутрибанковского учета (хозяйственные операции);

— сшив отдела внутрибанковского учета (операции с уставным капиталом и резервным фондом);

— сшив отдела внутрибанковского учета (операции с персоналом банка);

— сшивы кассовых подразделений дополнительных офисов (В соответствии с п. 22 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. кассовые документы дополнительных офисов формируются в отдельные сшивы, а затем передаются в головной офис банка (или филиал) на хранение).

В соответствии с п. 6 приложения 2 Положения Банка России № 205-П от 05.12.2002 г. мемориальные документы дополнительных офисов помещаются в мемориальные документы дня головного офиса (филиала).

В связи с принятием Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 10 октября 2000 г., сроки хранения документов по валютным операциям сократились с 10 до 5 лет, поэтому их выделение в отдельные сшивы не является обязательным, и вопрос об их формировании по конкретным операциям — кассовым, кредитным и т.д. (в случае децентрализованного учета валютных операций) — решается в каждом банке самостоятельно, в соответствии с объемом его работы.

Как и всякие документы в банке, бухгалтерские сшивы должны быть отражены в номенклатуре дел, однако для удобства им лучше присвоить специальный формат номера, например:

2-1-1/1@050104 - Основной сшив за 05.01.04, сформированный операционным отделом;

2-1-1/2@050104 — Сшив по операциям дополнительных офисов за 05.01.04, сформированный операционным отделом;

2-1-2/1@050104-060104 — Сшивы по хозяйственным операциям за 05.01.04 и 06.01.04, сформированные отделом внутрибанковского учета.

Разберем особенности формирования бухгалтерских сшивов документов. В п. 4.2 раздела 4 части 3 Положения № 205-П говорится: "...сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки...".

Автор еще не встречал банка, в котором бы не проводилась сплошная проверка документов при формировании сшивов. Это, своего рода, априорное правило работы любой бухгалтерии, но вместе с тем на основании чего осуществлять данную проверку и как без затруднений выявлять недостающие документы, например забытые операционисткой в ксероксе, на этот вопрос Банк России перестал давать ответ, отменив составление бухгалтерского журнала. Фактически на сегодняшний день большинство банков продолжает практику его составления для проведения сплошной проверки.

Каким же образом наиболее удобно и быстро проверить (подсчитать) бухгалтерские документы за день? Для ответа на этот вопрос важно понять, что при формировании документов могут возникнуть трудности двух типов:

— документ имеется при отсутствии проводки;

— имеется проводка при отсутствии документа.

Среди существующих методик проверки автору наиболее привлекательной представляется следующая. Работник, формирующий основной сшив, распечатывает бухгалтерский журнал, форма которого соответственно должна быть утверждена внутренним документом, регламентирующим порядок формирования сшивов. По мнению автора, наиболее рационально использовать следующий вид бухгалтерского журнала (приложение 1).

Проверка и параллельный подсчет документов при этом осуществляются следующим образом: работник берет из пачки документ и отмечает его наличие в бухгалтерском журнале, затем он помещается во вновь формируемую пачку, при этом в конце процесса ее формирования документы, оставшиеся в старой пачке, являются непроведенными, а документы, не помеченные в журнале, отсутствующими. Итоги в журнале по разделам баланса отражают факт подсчета документов.

К вопросу обязательного составления ленты подсчета многие банки подходят с формальной точки зрения, выводя ее на печать в автоматическом режиме из автоматизированной банковской системы, и данная позиция оправдана, так как по ленте подсчета при больших объемах работы, в случае одновременного отсутствия ряда документов, найти нужные из них весьма проблематично.

На сегодняшний день лента фактически используется только при формировании пачек, т.е. при подготовке операционным подразделением клиентских платежных документов для отправки. В данном случае лента действительно помогает оперативно отследить факт пропуска клиентского платежного поручения при формировании рейса (т.е. результат ленты сверяется с данными сформированного реестра на отправку).

Как было отмечено выше, документы формируются в различные сшивы, как минимум в соответствии со сроком их хранения, т.е. встает вопрос: каким образом обеспечить общий контроль? В банках с централизованным хранением и формированием, данный вопрос обычно решается путем составления "Справки об изъятии документов в отдельную папку" (приложение 2). В данном случае справка подшивается в основной сшив, а выверка документов производится по бухгалтерскому журналу с использованием сшива, из которого было произведено изъятие. Как отмечалась ранее, автор считает наиболее оправданной децентрализованную систему формирования бухгалтерских документов. В этом случае факт изъятия в отдельный сшив наиболее рационально отражать расширенной справкой, которая содержит реквизиты изъятых документов, оформляемых по правилам формирования бухгалтерского журнала.

Сформулируем кратко правила формирования сшивов бухгалтерских документов дня (кроме кассовых):

— подборка документов осуществляется в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов (абзац 1 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

— документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам (абзац 3 п. 4.3 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

— документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке в начале дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, а затем кредитуемых, кроме счетов 99998 и 99999, и помещаются после документов по балансовым счетам (абзац 2 п. 4.4 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

— по каждому разделу баланса составляется лента подсчета за подписью ответственного исполнителя (абзац 2 п. 4.7 раздела 4 части 3 Положения № 205-П);

— первичные документы, носящие краткосрочный характер действия (договоры покупки-продажи векселей, ведомости на заработную плату, счета и т.д.), целесообразно помещать в бухгалтерские сшивы вместе с мемориальными документами;

— на лицевой стороне папки основного сшива, с учетом перечня предложенных сшивов, помещается текст согласно приложению 3;

— на лицевой стороне папок дополнительных сшивов помещается текст согласно приложению 4, при этом в основной сшив помещается Справка об изъятии документов согласно приложению 2;

— расчетные документы дополнительных офисов помещаются в основной сшив пачками с соответствующей лентой подсчета (п. 3 приложения 2 Положения № 205-П).

Как мы уже отмечали ранее, нормативная база Банка России по вопросу формирования сшивов бухгалтерских документов весьма поверхностна, однако данное утверждение не относится к порядку формирования кассовых документов дня, по которым порядок работы изложен достаточно четко, поэтому остановимся лишь на ключевых моментах:

— порядок формирования сшива документов дня кассового подразделения разбирается в третьем разделе Положения Банка России № 199-П от 09.10.2002 г.;

— согласно п. 239 "Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 10.03.2000 г., кассовые документы по вкладным операциям граждан хранятся в течение 5 лет после закрытия счета. Таким образом, по кассе должно формироваться как минимум два сшива, основной и второй по вкладным операциям, срок хранения которого равен пяти годам после закрытия последнего счета по вкладу в сшиве.

Порядок работы по организации хранения и последующему уничтожению документов (с формами необходимой документации) приведен в "Основных правилах работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г. Остановимся на ключевых аспектах:

— в банке должна быть создана экспертная комиссия, целью которой являются организация и проведение работ по определению сроков хранения, отбору на хранение и уничтожение документов;

— номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением раз в 5 лет (п. 3.4.6 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);

— листы дел длительного хранения (более 10 лет) должны быть пронумерованы и в деле составлены заверительная надпись и опись в предусмотренных законодательством случаях (п. 3.6.17 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.);

— обязательной подшивке или переплету подлежат только дела длительного хранения (п.п. 4.5—4.8 "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Росархивом 10 октября 2000 г.). Однако, учитывая, что стоимость скоросшивателя сопоставима со стоимостью переплета, в банках с хорошей организацией архивного дела преобладает переплет, а в банках, подходящих формально, преобладает подшивка, которая выражается в использовании двух картонок и куска веревки;

— дела подлежат уничтожению, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например документ, изданный в 1995 г. со сроком хранения 5 лет, фактически может быть уничтожен не ранее 1 января 2001 г. Если же срок хранения оговаривает завершение ревизий, то документ может уничтожаться и на восьмой-девятый год (п. 2.4.5 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом

6 февраля 2002 г.);

— порядок изъятия бухгалтерских документов органами, наделенными соответствующими полномочиями, изложен в п. 4.9 раздела 4 части 3 Положения № 205-П;

— порядок уничтожения документов изложен в разделе 2.4 "Основных правил работы архивов организаций", утвержденных Росархивом 6 февраля 2002 г.

Материал настоящей статьи для руководства ряда банков может показаться оторванным от жизни, а вопрос о наличии в банке соответствующим образом согласованный номенклатуры дел вообще вызывает серьезное непонимание. Вместе с тем порядок в организации работы с документами является одним из основных аспектов порядка в банке, хотя в сиюминутных целях, которые преследуют многие владельцы современного российского бизнеса, он и неважен. Восстановление российской экономики лишь наполовину зависит от работы правительства, а в основном от менталитета современного бизнеса, который в настоящее время зачастую определен принципом — поскорей и побольше, неважно как и на чем. Как только этот принцип перестанет доминировать в стране, тогда можно будет говорить о возрождении России.

— Формы документов, используемых в данной статье, вы можете найти в электронном виде по адресу: www.bank.pp.ru/docs

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Выписка из Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П)

Глава 18. Порядок формирования и хранения кассовых документов

18.1. Документы, перечисленные в пункте 17.1 настоящего Положения, должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день.

Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой, соответственно, на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня.

Кассовые документы по операциям в ВСП в порядке, определенном кредитной организацией, передаются в кредитную организацию или хранятся в ВСП.

Формирование дела (сшива) с кассовыми документами за каждый день производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП.

18.2. При формировании дела (сшива) кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы - в порядке возрастания номеров кредитуемых (дебетуемых) лицевых счетов, открытых на балансовых счетах. Мемориальные ордера 0401108 подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999.

18.3. Кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством Российской Федерации, формируются в отдельные дела (сшивы).

18.4. При формировании одного дела (сшива) с кассовыми документами справка 0402114, отчетные справки 0402112, журналы 0402301, справки 0402302, контрольные ведомости 0402010, распечатка листа книги 0402118 (при ведении книги 0402118 с применением компьютерного оборудования) помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

В случае формирования нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами дело (сшив), в которое помещаются документы, предусмотренные в абзаце первом настоящего пункта, определяется кредитной организацией.

18.5. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров 0401108, распечатанная на бумажном носителе, подписывается заведующим кассой, кассовым работником ВСП, производившим формирование кассовых документов, и помещается в дело (сшив) впереди всех документов. При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами указанная информация, распечатанная на бумажном носителе, помещается в каждое сформированное дело (сшив).

18.6. Дело (сшив) с кассовыми документами снабжается штампом (ярлыком) с текстом для дела (сшива) с кассовыми документами 0402433 (далее - текст для дела (сшива) 0402433) (приложение 21 к настоящему Положению).

При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами в тексте для дела (сшива) 0402433, в которое помещены документы, предусмотренные в абзаце первом пункта 18.4 настоящего Положения, делается отметка о наличии нескольких дел (сшивов).

18.7. Итоговые суммы кассовых оборотов по документам, в том числе документам ВСП в случае их хранения в кредитной организации, должны быть сверены главным бухгалтером (его заместителем) кредитной организации с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью в тексте для дела (сшива) 0402433 не позднее следующего дня после дня осуществления операций с наличными деньгами.

18.8. В случае хранения кассовых документов в ВСП порядок сверки главным бухгалтером (его заместителем) кредитной организации итоговых сумм кассовых оборотов по документам с данными бухгалтерского учета определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом обеспечения своевременности передачи информации об осуществленных в ВСП операциях. Указанная сверка может осуществляться бухгалтерским работником кредитной организации, ведущим учет операций, осуществленных в этом ВСП, и заверяться его подписью в справке 0402114, книге 0402118, в тексте для дела (сшива) 0402433.

18.9. Кассовые документы за предыдущий календарный год и текущий год формирования кассовых документов хранятся заведующим кассой, кассовым работником ВСП. Место хранения кассовых документов определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом необходимости обеспечения их сохранности.

18.10. Формирование дела (сшива) с кассовыми документами может производиться кассовым работником, на которого возложены указанные функции, в порядке, предусмотренном в настоящей главе.

(гл. 18, "Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П))

Скачать форму документа по ОКУД 0402433

┌───────────────────┐

│ Код формы │

│ документа по ОКУД │

├───────────────────┤

│ 0402433 │

└───────────────────┘

ТЕКСТ

ДЛЯ ДЕЛА (СШИВА) С КАССОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

_____________________________________________________________

фирменное наименование кредитной организации (фирменное

наименование кредитной организации и наименование филиала;

фирменное наименование кредитной организации и наименование

ВСП; фирменное наименование кредитной организации,

наименования филиала и ВСП)

Срок хранения - 5 лет

за "__" ____________________ 20__ года

Количество дел (сшивов) __________

Дело (сшив) N __________

Кассовые документы	Всего		В том числе в отдельных делах (сшивах):
	Всего		Дело (сшив) N <**> ___		Дело (сшив) N <**> ____		Дело (сшив) N <**> ____
	количе- ство до- кументов (шт.)	сумма цифра- ми <*>	количе- ство до- кументов (шт.)	сумма цифра- ми <*>	количе- ство до- кументов (шт.)	сумма цифра- ми <*>	количе- ство до- кументов (шт.)	сумма цифра- ми <*>
	1	2	3	4	5	6	7	8
Приходные



Расходные



Мемориальные по приходу



Мемориальные по расходу

____________________________ __________________ _________________________

(наименование должности) (личная подпись) (фамилия и инициалы)

С данными бухгалтерского учета сверено:

____________________________ __________________ _________________________

(наименование должности) (личная подпись) (фамилия и инициалы)

--------------------------------

<*> Сумма проставляется с указанием наименования валюты, отраженной в кассовых документах.

("Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П))

Практические рекомендации ведения документооборота и архивирования в организации

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты генерируют множество различных документов, причем, чем масштабнее деятельность, тем больший поток документов производит организация. Общие принципы документооборота всем понятны, однако вся технология известна лишь профессионалам своего дела. От того, как будет организован документооборот зависит законность, безопасность, быстрота поиска и сохранность документации, что в конечном итоге является составляющими успеха любой организации. Начинающему организатору нелегко приходится налаживать оптимальную обработку документации, поэтому мы постараемся кратко изложить основные практические рекомендации и алгоритмы действий.

Прошивка (шнуровка)

Документы длительного и постоянного хранения должны систематически подшиваться в определенные папки. Для подшивки документов в больших объемах лучше использовать специальные приспособления. Применение пластиковых (прозрачных) файлов необходимо только для документов, которые нельзя дырявить, например сертификаты, лицензии трудовые книжки и прочие значимые бумаги.

На приведенных рисунках показаны три основные способа работы с автоматическим переупплетным станком.

Проделывать отверстия необходимо сразу во всей пачке, несмотря на то что некоторые документы могут уже иметь отверстия от обычного дырокола – для того чтобы пачка была ровной. Если необходимо проделывать отверстия частями – то на подвижно струбцине нужно сделать отметки (маркером), по которым можно равнять все пачки, таким образом, все документы будут иметь отверстия в нужном месте. Прошитые таким образом документы будут иметь аккуратный вид и занимать минимум места в архиве.

Наряду с определением положения отверстий следует надлежащим образом ориентировать документ при подшивке - таким образом, чтобы после подшивки все поля документа оставались читаемыми.
Перед прошивкой документов необходимо удалить все металлические скрепки и скобы степлера.
Если документ меньше формата А4, то его нужно приклеить на стандартный лист, а затем подшить в дело.

Сортировка документов

Документы после создания и оформления должны помещаться в определенную папку-скоросшиватель. В скоросшивателях целесообразно применять разделители, которые разделят документы по видам либо периодам. Если документооборот организации большой, то лучше применять отдельные скоросшиватели по видам документов, например, для платежек, выписок из банка, счетов и т.д.

Кроме того каждый документ нужно помещать в скоросшиватель в хронологическом порядке - по дате создания вверху будут располагаться поздние документы, внизу - ранние. Если документ имеет дату ранее верхнего, то его следует поместить в середину скоросшивателя перед документом с более ранней датой, если бумаг с одной датой несколько, то их нужно отсортировать по номеру.

Архивная обработка документов (архивные работы)

Скоросшиватель используются как временный накопители документов, пока не закрыт налоговый период. Сшивка документов должна осуществляться по календарным периодам - от года до месяца. Архивная обработка состоит из этапов: подготовка оглавления, печать титульного листа для обложки, нумерация листов, сшивка документов, опечатывание печатью. Это основной принцип организации бухгалтерского архива.

Нет необходимости перекладывать документы в прямой хронологии, поскольку для поиска нужного листа имеет значение только то, чтобы документы были отсортированы по дате, а направление не имеет значения. Титульный лист обычно содержит наименование организации (возможно с обозначением его ведомственной принадлежности), вид документов, а также период, за который они собраны.
Для прошивки документов лучше использовать специальные устройства, например УПД-2В, возможны и другие варианты. Применение специальных папок с завязками или иных архивных скоросшивателей и не дает дополнительных преимуществ. Пачку бумаги сверху и снизу целесообразно проложить картоном формата А4 и толщиной 1,2-1,7 мм. Таким образом, архивные дела поместятся по размеру в обычную коробку для бумаги.

Для нумерации первичных документов можно использовать нумератор. Для прошивки шпагатом потребуется специальная цыганская игла.
За год все документы образуют набор дел, которые следует хранить у себя в отдельных коробках, а документы постоянного хранения сдать в местных архив, впрочем, при ликвидации организации сделать это все равно придется.

Опечатывание документов

Опечатывание является способом защиты документов от подмены листов. Официально принятым, считается способ при котором кипа документов сшивается ниткой (или лентой) свободные концы нити завязываются на тыльной стороне дела и оклеивается листом бумаги на котором проставляется печать и подпись ответсвенного лица. Такой способ имеет самое широкое применение и чаще всего встречается в нотариальном заверении. Вместе с тем существуют альтернативные способы, не столь классические как в нотариате, но претендующие на большую надежность и удобство. Согласитесь, что изготовить копию печати в современном мире не составляет практически никакого труда. Поэтому, если ваша организация объективно заинтересована в обеспечении сохранности важной докумтации, стоит обратить внимание на опечатывание документов пломбой наклейкой, которая имеет индивидуальный номер и свойство необратимого разрушения при попытке ее вскрытия. Таким образом появляется возможность совместить классическую прошивку документов и опечатывание свободных концов веревки современной пломбой.

встречается

Архивная обработка дел (прошивка документов)

Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.

Полное оформление дела включает в себя:
-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи.

1. СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.

3. ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый "файл", а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов (УПД), который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию - проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию - продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было "опечатать" свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).

4. СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы ________________________

пропущенные номера_____________________________

+ листов внутренней описи_________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов

Наименование должности лица, Расшифровка

составившего заверительную надпись Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В заверительной надписи указывают:

-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак "+";
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.

Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:

-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".

Список литературы

1.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3.ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4.ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
5.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001. пронумеровано и прошнуровано.
6.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с. как сшивать документы.
7.Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996 г. как правильно сшивать документы.
8.Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с. система хранения документов.
9.Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002. документы постоянного хранения.
10.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. порядок и сроки хранения документов.
11.Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990. сколько хранятся документы.
12.Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000 г., сшивание документов.
13.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. делопроизводство и архивное дело.
14.«Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45. хранение документов в архиве.

Ссылки по теме:
Рекомендации по подшивке документов

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Прошивка документов (шнуровка документов) - это способ систематизации бумажных документов с целью их упорядочения, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения. В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты, личные дела и приказы по основной деятельности организаций. Для архивного хранения такие документы необходимо обработать - прошить (прошнуровать), таким образом чтобы в дальнейшем исключить постороннее вмешательство.

На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (документы ЦБ РФ), существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов.

Общие рекомендация по прошивке документов, (А-4):

1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Далее сверлятся 4 (четыре) отверстия слева на полях документа (чтобы сохранить читаемость текстов). Расстояние между отверстиями должно составлять не менее 3-х сантиметров, отверстия должны располагаться строго по вертикали (по центру левого поля листа). Для прошивки документов можно использовать переплетный станок.
2. Прошить документы с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными
3. Пропустить концы шпагата из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставить около 6 см. свободного конца прошивной нити.
4. Опечатать дело, наклеив на узел канцелярским клеем бумагу (наклейку 4х5 сантиметров) с заверяющей надписью и печатью, либо опечатать сургучной печатью.
5. Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников с пометкой архивные работы.

Источники:
1. Приказ Минкульта России от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» Зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г. Регистрационный № 7418 Организация архивного хранения документов.
2. ГОСТР 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Хранение бухгалтерского архива, прошивание документов. Организация бухгалтерского архива.
3. Инструкция Банка России "По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" N 9, утвержденная Приказом от 7 декабря 1992 г. N 02-213 архивное делопроизводство, организация архивного хранения документов.

Свяжитесь с нами:
Москва Сиреневый б-р.62А
тел 8(495) 505-07-48
тел 8(926) 5115823 опт
факс 9568286 доб. 259562
info@paperdrill.ru
Skype: paperdrill

С.Петербург +78127404974
Украина +380976728811
Беларусь +375297762630
Казахстан +77273291475