Архивная обработка дел (прошивка документов)
Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Полное оформление дела включает в себя:
-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи.
1. СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.
3. ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый "файл", а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным устройством для прошивки документов (УПД), который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию - проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию - продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было "опечатать" свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).
4. СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________
пропущенные номера_____________________________
+ листов внутренней описи_________________________
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак "+";
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.
Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:
-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".
Список литературы
1.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3.ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4.ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
5.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001. пронумеровано и прошнуровано.
6.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с. как сшивать документы.
7.Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996 г. как правильно сшивать документы.
8.Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с. система хранения документов.
9.Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002. документы постоянного хранения.
10.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. порядок и сроки хранения документов.
11.Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990. сколько хранятся документы.
12.Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000 г., сшивание документов.
13.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. делопроизводство и архивное дело.
14.«Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45. хранение документов в архиве.
Ссылки по теме:
Рекомендации по подшивке документов
